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Zahlungsmoral: Wie kommen Sie an Ihr Geld?

Noch ist die Zahlungsmoral deutscher Unternehmen gut. Doch wird diese laut einer Umfrage des Bundesverbands Deutscher Inkasso-Unternehmen (BDUI) von der andauernden Eurokrise überschattet. So rechnet 79 Prozent der Inkassowirtschaft mit einer Verschlechterung des Zahlungsverhaltens. Offene Rechnungen bürgen Gefahren für die eigene Unternehmenslage. Denn große Außenstände gehen an die Substanz eines Unternehmens und bringen es möglicherweise selbst in Zahlungsschwierigkeiten. So zählen zu den häufigsten Gründen säumiger Schuldner hohe Zahlungsausfälle bei den eigenen Kunden. Was können Unternehmer tun, um rechtzeitig an ihr Geld zu kommen?

Unternehmer sollten bereits vor Vertragsschluss Vorarbeit leisten, um einen Zahlungsausfall zu verhindern. Den Geschäftspartner gut zu kennen ist daher unerlässlich, gerade wenn die eigene Firma gegenüber diesem in kostenintensive Vorleistung geht. Ganz oben auf der Checkliste sollte daher die Bonitätsprüfung stehen. Bei Bestandskunden gibt bereits das eigene Rechnungswesen Auskunft über dessen Zahlverhalten. Eine wichtige Rolle spielt zudem der Außendienst für das Erkennen von Warnzeichen. Vertriebsmitarbeiter sollten für Kreditrisiken bei Geschäftspartnern sensibilisiert werden: gibt es hohe Lagerbestände, sind die Kapazitäten ausgelastet, wie steht es um die Kundenzahl auf Seiten des Kreditnehmers? Zudem liefern Wirtschaftsauskunfteien Informationen zu den ökonomischen Verhältnisse eines Unternehmens, dessen Zahlungsverhalten und Haftungslage. Bei größeren Summen oder unsicherer Geschäftslage (z.B. Warenexport in risikoreiche Länder) empfiehlt es sich eine Kreditversicherung abzuschließen. Diese haftet im Falle der Zahlungsunfähigkeit des Geschäftspartners.

Unternehmer sollten zudem Bürgschaften oder Anzahlungen bzw. bei Werksverträgen Abschlagszahlungen für kostenintensive Leistungen als Sicherheit fordern. Ist der Kreditnehmer geprüft und sind alle Vorsichtsmaßnahmen getroffen, gilt es dem Schuldner Anreize zu bieten, damit dieser schnell offen stehende Rechnungen bezahlt. Zahlungsanreize helfen das Begleichen offener Forderungen zu beschleunigen. Probates Mittel sind Skonto-Rabatte. Dabei wird dem Abnehmer Preisnachlass gewährt, sofern dieser den offenen Rechnungsbetrag innerhalb der definierten Skonto-Frist begleicht. Zahlt dieser später, wird der reguläre Rechnungsbetrag fällig. Zu beachten gilt, dass Zahlungsanreize lediglich helfen einer mangelnden Zahlungsmoral vorzubeugen. Bei chronischen Liquiditätsengpässen des Geschäftspartners sind diese jedoch wirkungslos.

Um Unannehmlichkeiten im Forderungsverfahren zu vermeiden, rät Norbert Fischer, Partner bei J&M Management Consulting: „Transparenz und Offenheit bei der Kommunikation von Zahlungsbedingungen sind das A und O für ein erfolgreiches Forderungsmanagement.“ Daher sollten bereits vor Vertragsschluss Zahlungsziele, Konsequenzen bei Zahlungsrückständen sowie Anreize für pünktliche Begleichung von Rechnungen kommuniziert werden. Sollte trotz aller Vorsichtsmaßnahmen der Kunde nicht (rechtzeitig) zahlen, sind sich viele Unternehmer unsicher, wie sie ihr Geld erhalten. Oftmals bestehen Bedenken auf der Vertriebsseite durch Mahnungen Kunden zu verprellen. Doch Fischer sieht darin nur „eine falsch verstandene Kundensicht“. Solange das Mahnwesen nach zuvor kommunizierten Regeln und einem vernünftigen Usus (regelmäßige Mahnzyklen) verfahre, bestünden noch keine Negativeffekte für die Kundenbeziehung. Zudem ist zu überdenken, ob das weitere Forderungsmanagement intern gelöst oder die Hilfe Dritter hinzugezogen wird.

Vorteile eines eigenen Forderungswesens liegen in der Kontrolle und Steuerung des Mahnverfahrens gegenüber dem Schuldner und die Einsicht über Forderungsstände und Mahnprozesse. Dies ist vor allem bei einem überschaubaren Kundenkreis zu empfehlen. Laut einer Studie des Kreditversicherers Atradius belastet das Einschalten eines Inkassobüros nicht die Beziehung zwischen Schuldner und Gläubiger. Dennoch hat das Inkassoschreiben in der Praxis mehr Gewicht. Die Zahlungsquote ist deutlich höher gegenüber dem unternehmenseigenen Mahnwesen. Doch eignet sich das Inkassoverfahren nur ab einer kritischen Masse. Diese ist abhängig von der Kundenstruktur, das heißt Schuldnerzahl, Forderungsvolumen und Ausfallrisiko. Denn die Zusammenarbeit mit einem Inkassodienstleister bringt auch einen hohen Verwaltungsaufwand hinsichtlich der Datenübermittlung mit sich. Zudem sollte bei der Wahl des Inkassounternehmens auf die Verzugsgebühren, die gegenüber dem Schuldner erhoben werden, geachtet werden. Zu hohe Gebühren sorgen für Unmut und können sich negativ auf die Geschäftsbeziehung auswirken. Auch im Umgang mit den Schuldnern sollte dem Inkassobüro gegenüber Vertrauen bestehen. Schließlich entzieht sich ein Teil der Schuldnerkommunikation dem Gläubiger.

Markt & Mittelstand, 31.01.2012 | drucken | Ganzer Artikel hier

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